GestionTiempo, Eficiencia, SoftSkills
Organización de tareas y cómo evitar distracciones
En otras ocasiones, hemos hablado de la importancia de la gestión y la calidad del tiempo , la importancia de ser eficientes en nuestro día a día y cuáles son las mejores técnicas para llevarlo a cabo.
Esta vez y con la vuelta a la rutina tras el verano, queremos profundizar más en este tema y centrarnos en la organización de tareas y cómo evitar distracciones. Veremos diferentes técnicas o tips que nos ayuden a organizarnos y que, por tanto, nos sirvan para seguir siendo eficientes en nuestro trabajo.
Aunque cada departamento en ARENA tiene sus procesos estandarizados y organizados, consideramos que algunos tips a nivel individual, pueden ayudar a fomentar esa organización para la consecución de hitos individuales y comunes.
¿Cómo organizarnos para el cumplimiento de objetivos?
En primer lugar, es importante definir con cuánto tiempo contamos en la consecución de dichos objetivos, si son objetivos individuales o colectivos y, por supuesto, el grado de importancia y/o urgencia de los mismos o, incluso, la dependencia que puede tener con otros equipos.
Para ello, definiremos diferentes bloques que pueden servirte de guía en función de las tareas y su relevancia.
1. Establece prioridades claras
Para ello podemos aplicar diferentes criterios:
• Urgente vs. Importante (en el artículo: Gestión y Calidad del Tiempo puedes ver como realizar una Matriz de Eisenhower).
• Cuál es el impacto que puede tener dicha tarea en el proyecto, proceso o negocio.
• Si hay o no dependencias con otros equipos. Si es así, la organización de las tareas debe ser compartida para que no se generen cuellos de botella.
2. Definición de objetivos semanales y mensuales
Es importante una buena definición de objetivos a corto, medio y largo plazo, nos ayudará a organizar tareas en función de la urgencia/importancia de las mismas. Esto ayuda a medir el progreso y ajustar el rumbo de los proyectos si es necesario.
3. Reuniones
Es importante que las reuniones sean breves y efectivas, esto ayudará a reducir el tiempo de dedicación en reuniones que, quizá, no son necesarias y aumentar la eficacia en las tareas asociadas. Por ello, utiliza el sistema de reuniones que mejor se adapte al equipo y proyectos o procesos.
• Reuniones semanales, que sirvan para evaluar el estado y establecer planes de acción si fuera necesario.
• Reuniones diarias, solo en aquellos casos que sea necesario, tratar temas concretos y concisos que ayuden a desatascar tareas.
• Todo aquello que se pueda resolver por un email o chat de teams, evitará exceder el tiempo en una reunión.
¿Cómo evitar distracciones?
Las distracciones pueden venir desde diferentes entornos, tanto digitales como mentales, así como personas, que pueden hacer de nuestro día menos productivo. Por ello, te mostramos diferentes consejos que pueden servir de ayuda según el contexto.
Una de las mayores distracciones puede ser el entorno digital. Para ello podemos establecer rutinas en nuestro teléfono como “No molestar”, de tal manera que solo entren llamadas que son realmente importantes y que se inicie y finalice con el inicio y fin de la jornada laboral. Incluso hay aplicaciones cuya función es bloquear las distracciones como “Forest” o “Focus to do”.
Establecer tiempos de descanso es fundamental, ayuda a despejar la mente y retomar la actividad con mayor foco. En ese caso, podemos hacer pausas conscientes que favorezcan el descanso mental. Aquí podríamos aplicar alguna técnica de Mindfulness que vimos en una semana de la salud. O, por otro lado, descansos activos, levantarnos de la silla y caminar o, incluso, hacer estiramientos que nos activen.
Por último, es importante tener una buena comunicación con el equipo, estableciendo horarios de concentración que ayuden a no molestar o salirse del foco. Fomentando estas rutinas de concentración, podemos favorecer la consecución de objetivos y minimizar el impacto de las distracciones.
