Cómo medir correctamente el valor de una PMO

Cuál es el valor de una PMO es un tema que hemos desarrollado anteriormente en CreArena y que puedes volver a refrescar aquí, pero en este post me gustaría desarrollar una de las formas indispensables de cuantificar el valor aportado por una PMO: los conocidos como KPI’s (Key Performance Indicators).

En ARENA tech creemos que los KPIs es una de las herramientas de medición más poderosas de las que dispone la PMO para así dar visibilidad al valor aportado a la organización. No obstante, medir estos indicadores es una tarea tan necesaria como ardua.

Qué es un KPI y cuál es su importancia

Como definición general, los KPIs o Indicadores Clave de Rendimiento/Desempeño es una forma de medición (expresada normalmente en %) que permite detectar si la organización, departamento, persona, o cualquier otro elemento como unidad está logrando las metas y objetivos fijados.

Es fundamental que la PMO, a través los KPIs, dé visibilidad a la organización de cómo sus actividades y funciones están aportando con su apoyo continuo en la consecución de objetivos estratégicos y metas, además de la generación de nuevas oportunidades.

Cómo definir y establecer KPIs

De cara a crear KPIs adecuados es preciso fijarnos unos criterios SMART, que tal y como definió George T. Doran darían lugar a un acrónimo que indica cómo deben ser estos indicadores: Specific (específicos), Measurable (medibles), Attainable (alcanzables), Relevant (relevantes) y Timely (a tiempo).

En ARENA Tech somos conscientes de que los KPI’s no pueden ser iguales entre varias organizaciones. Esto se debe a que los objetivos estratégicos son distintos y, por tanto, la mayoría de los KPI’s también deben serlo.

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No obstante, estos indicadores podrían agruparse en dos grandes tipos:

1) KPIs de Gestión: Dentro de esta sección se podrían catalogar los KPIs relacionados con: alcance, planificación, presupuesto, calidad... Algunos ejemplos son:

- Horas estimadas vs reales: Si este indicador muestra una desviación significa que este hecho está afectando a los recursos, el presupuesto y/o la planificación.

- Capacidad de utilización de recursos: el uso de las horas de los recursos con los que cuenta el proyecto deben ser proyectados entre el 80% y el 100% de sus horas efectivas.

De esta forma se evita el sobreesfuerzo y en caso de ocurrir algún desvío en el roadmap del proyecto se pueda encauzar e invertir esas horas en otros proyectos alternativos que puedan dar valor a la organización.

- Diferencia presupuestaria: no debe existir una variación entre el presupuesto real y el proyectado. En tal caso, habría que valorar el proyecto, puesto que han podido verse afectados los objetivos fijados

- Incidencias en los proyectos: si hay un elevado número de ellas, habría que proceder a revisar el presupuesto y el cronograma planteado.

2) KPIs de Resultados: miden el grado con el que las acciones o proyectos alcanzan los resultados de negocio por los cuales fueron creados. Algunos ejemplos son:

- Número de proyectos completados según objetivos: sería importante pararse a valorar cuáles son los proyectos llevados a cabo desde la PMO y cuáles no lo son, para ver los objetivos y la posible mejora en el cierre de proyectos.

- Número de proyectos completados dentro del presupuesto: es imprescindible medir los proyectos completados a tiempo y según el presupuesto acordado, haciendo una comparativa con la etapa anterior cuando no eran gestionados desde la PMO.

- Retorno de la inversión (ROI): el seguimiento de costes y beneficios del proyecto es una métrica fundamental de cara a mostrar el valor de la PMO dentro de una organización. Ya que proporcionará información de si la PMO está contribuyendo a ese un aumento en el ROI.

Estos son solo algunos de los principales KPI’s, pero podrían darse muchos otros que dependerán, en mayor o menos medida, de cada entidad financiera en concreto.

En el Arena Team somos conscientes de que la elección de KPIs no es una decisión trivial. Con estos indicadores se demuestra cómo contar con una PMO en cada proyecto mejora el ROI e impulsa a la organización y sus objetivos.

Por eso es tan importante su elección. Además de ser KPIs SMART, deben ser propios y estar intrínsecamente ligados a los objetivos comerciales y generales de la entidad.

Mario Moreno - PMO