Las infravaloradas PMOs dentro del mundo de gestión
La PMO (Project Management Office) es el ente organizacional dentro del mundo financiero que lucha por compatibilizar la visión estratégica empresarial y el apoyo en la gestión de los proyectos.
Actualmente, en la gestión de proyectos, no es suficiente con que los PM (Project Manager) ejecuten proyectos cuyo objetivo final sea cumplir con la “triple restricción” de un proyecto (costo, tiempo y alcance).
Se precisa, a su vez, alinear esa ejecución con la estrategia de la alta dirección de la empresa , que es donde aplica la aparición de la PMO dentro de la entidad financiera.
Es por ello, que los proyectos que se gestionan y desarrollan, organizándolos en programas o como proyectos individuales, deben ejecutarse según un plan estratégico resultante de la iteración de los proyectos, lo que impacta directamente en beneficios de la entidad financiera donde se desarrollen.
Tipos de PMO
Es en la búsqueda de esa alineación, donde la PMO ejerce sus funciones, que dependerán del grado de poder de control y coordinación que se le conceda sobre los proyectos (siempre con mentalidad orientada al servicio y facilitadora). Las PMO se pueden dividir en:
- PMO de apoyo o soporte: facilita soporte a los PM, documentaciones para la gestión del proyecto, plantillas, mejores prácticas
- PMO de control: Aporta lo mismo que la PMO de apoyo, pero además tiene potestad de la Alta dirección para exigir que se cumplan los procedimientos y garantizar la calidad.
- PMO de dirección o directiva: Asume la dirección y control directo de los proyectos. Los PM son los que generan feedback hacia la PMO.
El valor de una PMO
En el #ArenaTeam entendemos lo importante que es apoyar la gestión de proyectos y la visión estratégica de nuestros clientes , por ello, vemos de gran importancia que una PMO sea capaz de cubrir ciertos gaps:
- Lenguaje común: es fundamental transmitir información importante y clave, entendible por todas las partes, desde la capa de desarrollo a la alta gerencia.
- Orientar sobre los objetivos de la compañía: mentorizar a las personas involucradas en los proyectos cuyo fin será una gestión y la consecución de resultados (actuando en la identificación, resolución y adaptación a los obstáculos encontrados)
- Matriz de acciones: establecer acciones de alerta en cuanto a riesgos y problemas, permitiendo realizar toma de decisiones y evitando pérdidas significativas en los clientes financieros.
- Base de conocimiento útil: no es necesario documentar todo, solo la información que aporte valor de unos proyectos a otros para así crear una base de datos de expertis, que puede reducir tiempos de respuesta y ayudar a los líderes de proyecto en sus proyectos actuales y futuros.
- Metodologías y herramientas: se debe realizar su implantación y aplicar técnicas estandarizadas para: reporting, estimaciones, evaluación, detección de riesgos y acciones.
- Marcar responsabilidades- Stakeholder: abogará por el éxito de los proyectos, evitando que se eludan responsabilidades.
- Nexo de unión: la PMO debe ser un vínculo entre los PM (y equipo desarrollo) y la alta Gerencia, con el fin de que se sigan todas las planificaciones según el ámbito estratégico inicial marcado.
Ese valor que aporta PMO en la gestión de proyectos de la entidad financiera, se puede cuantificar por:
- La calidad del servicio dado por la organización financiera y la percepción del cliente de la compañía.
- Eficiencia operativa de la entidad (negocio interno).
- I+D+i y aprendizaje, o lo que es lo mismo la modernización de la organización (productos y servicios).
- KPI: métricas usadas para conocer el alineamiento de progreso y resultados a lo esperado por la organización.
En definitiva, en ARENA Tech, como responsables de la PMO de numerosas entidades, somos conscientes de que esta se debe convertir en centro neurálgico de la gestión y ejecución de proyectos, tratando como prioritarios todos aquellos puntos relacionados con la estrategia y el negocio frente a los procesos.
Creemos firmemente que en los clientes se debe tender a generar el plan estratégico de ejecución de los proyectos ejecutándolos con una visión global dentro de la propia entidad. Así será más fácil llegar a la satisfacción de toda la compañía en cuanto beneficios y expectativas.