Onboarding virtual: algo más que dos reuniones de telecafé
Desde hace más de un año vivimos un contexto de mayor complejidad e incertidumbre en el que los departamentos de recursos humanos, responsables de realizar las técnicas de incorporación de nuevas personas en las organizaciones, estamos viviendo una transformación en la forma de gestionar los procesos de onboarding.
La Covid-19 ha generado un impacto no sólo en la aceleración de la transformación digital en la que ya estaban sumergidos diferentes sectores, sino que, de forma específica también ha impulsado una digitalización de los procesos de gestión del talento.
El Onboarding: qué es y cuál es su impacto
El onboarding, conocido como el proceso de acompañamiento a la persona en su incorporación y primeros momentos de vida en la empresa, debe recoger como función principal que el empleado se sienta cómodo y parte de la empresa, se identifique con los valores y la misión de la organización, así como que sea un proceso de retroalimentación extendido en el tiempo para lograr su integración en el menor tiempo posible.
Es una realidad que durante la primera semana la persona puede llegar a construirse una percepción de la compañía, siendo esto un motivo de generar identificación o por el contrario considerar en un corto plazo dejar su puesto de trabajo.
Por ello, con la llegada de la Covid-19 el proceso de Onboarding aumentó su complicación transformando los procesos de “piel con piel” en incorporaciones digitalizadas en un contexto forzado de teletrabajo.
El proceso de onboarding digital
Por motivos sanitarios existen compañías que tuvieron que implantar el teletrabajo como metodología de trabajo. Por ello, las empresas tuvieron que tomar medidas disruptivas en sus procesos para poder continuar su productividad con una nueva normalidad compartida con la Covid-19. Desde este punto, nos encontramos con el Onboarding Digital.
Actualmente, las empresas mantienen nuevas estrategias de adquisición del talento que se amplían hasta la retención del mismo. Dentro de la nueva normalidad conviven procesos tradicionales de onboarding con el nuevo modelo virtual.
Por la situación sanitaria nació esta flexibilidad de incorporación de nuevos empleados, donde acogiéndonos a la responsabilidad, cada empresa lleva a cabo su metodología, siempre en función de sus condiciones, infraestructura y estrategia de negocio y personas, dando paso a una diversidad adaptada de los procesos.
Por un lado, existen herramientas distribuidas por diferentes proveedores que pueden ayudar a llevar a cabo un onboarding 100% de manera remota y digital con una gestión integral.
Por otro lado, existen compañías que cuentan con herramientas diseñadas ad hoc, proporcionándoles toda la información a través de canales digitales que contribuirán a transmitir una elevada confianza y sensación de soporte.
En ARENA Tech teníamos claro que era fundamental no perder el componente humano, cuidarlo desde el primer momento y acompañar en este proceso adaptado, confiando que esta era la clave del éxito para generar un exitoso Employee Experience. No hay que dejar de considerar que el capital humano es sensible y tiene memoria.
Los fundamentales del Onboarding Virtual
Desde ARENA Tech hemos podido comprobar que existen cuestiones fundamentales en el proceso de Onboarding que se han mantenido en el tiempo, aun conviviendo con una pandemia mundial.
Para poder otorgar una experiencia única en los nuevos empleados, dentro de un contexto cambiante como el actual, seguimos apostando por las personas, y compartimos los aspectos imprescindibles que no se deben pasar por alto en un plan de acogida virtual bien definido.
En los esenciales, encontramos tanto las necesidades de la empresa como de la nueva incorporación, ajustándolos a tres ejes principales:
- #cultura: es primordial compartir con el nuevo empleado la cultura y filosofía de la empresa, acercándole misión y visión de la compañía. Será importante durante los primeros días compartir información y documentos, así como generar “misiones” o tareas encaminadas a conocer las herramientas, los equipos y las metodologías.
- #valoresyempleado:tiene gran relevancia definir los objetivos a cumplir, lo que se espera de él o ella detallando sus actividades y rol dentro del equipo. Además, es importante conocer las necesidades del empleado y transmitirle los valores de la compañía y derechos a su llegada.
- #próximospasos:por último y no menos importante, dejar abierto un canal de comunicación constante y eficaz, periódico y transparente donde es imprescindible el acompañamiento. Agendar cafés digitales con el responsable directo, compartir con otros equipos y realizar un seguimiento donde obtener el feedback de la propia persona.
En definitiva, hemos tenido que digitalizar vivazmente más allá de las áreas de negocios, siendo sustancial realizar una adaptación en las áreas de Talento.
Por ello, son los onboardings ya construidos los que deben adaptarse al nuevo modelo digital, considerando la necesidad latente de relacionamiento y asumiendo que nos desenvolvemos en un contexto más de pantalla y menos de cara a cara, por lo que el onboarding digital tiene que definirse como algo más que un welcome pack y una o dos reuniones de café virtual.