PMO: un rol indispensable en ARENA Tech

Actualmente, las compañías cuentan con departamentos y roles muy definidos dentro de la organización común, a partir de los cuales se llevan a cabo las diferentes acciones y responsabilidades que corresponden según el perfil.

En los últimos años, no obstante, nos encontramos ante un departamento fundamental que muchas veces ve como sus responsabilidades y su rol son confusos y no se le da el valor oportuno. Estamos hablamos de la PMO (Project Management Office).

Desde ARENA Tech somos conscientes de esta necesidad y del valor añadido que este perfil aporta a la gestión del conjunto de proyectos, por eso todos nuestros proyectos IT se centralizan y gestionan gracias al departamento de PMO.

¿Cuál es la principal diferencia entre la PMO y un Project Manager?

Es muy común confundir las responsabilidades de la PMO con las tareas de un jefe de proyecto. Aunque no lo parezca, es habitual pensar que la PMO es un equipo que actúa como gestor de un proyecto al uso o, incluso, en muchos casos, un equipo administrativo que se encarga de tareas tales como: gestionar las actas de reuniones, recopilar la información de estado de los distintos proyectos o sintetizar en un documento la información que debe transmitir a dirección.

Pero nada más lejos de la realidad. La PMO va mucho más allá. Dentro de ARENA Tech, nuestra PMO aporta valor a la gestión de proyectos y ayuda a cumplir expectativas. Además, colabora en la estandarización de los procesos y la gobernabilidad de los proyectos facilitando el uso compartido de recursos, metodologías y herramientas coordinando la interdependencia de estos.

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Una manera muy sencilla y, a la vez, muy clara de resumir qué es la PMO dentro de ARENA Tech es ser conscientes de que esta no es una persona, sino un equipo que tiene un rol fundamental.

¿Cuáles son las responsabilidades de la PMO en ARENA Tech?

En su esencia, la PMO es responsable de alinear los proyectos de nuestros diferentes clientes con los objetivos del negocio de la propia compañía. En consecuencia, tiene competencias en la planificación y priorización de cada proyecto, de tal manera que su función dentro del Arena Team se basa en las diferentes responsabilidades y objetivos propias de una PMO:

- Priorización de nuevos proyectos: nuestra PMO tiene la visión global de los proyectos que se están desarrollando junto al equipo técnico y, a su vez, bajo la visión de negocio que marca la dirección. Por consiguiente, nuestra PMO tiene la capacidad de valorar y gestionar nuevos proyectos que deben tenerse en cuenta.

Esta tarea es fundamental para toda la compañía ya que en esta garantiza siempre una correcta alineación de los objetivos estratégicos con los proyectos en sí, rechazando aquellos proyectos que por diversas cuestiones (rentabilidad, interés, estrategia…) no sean los apropiados.

- Estandarización de Procesos: es muy importante establecer y cumplir una metodología de proyectos de manera que se agilicen estos al proporcionar un marco de trabajo común para todos los jefes de proyecto.

- Análisis Financiero: otra de las funciones principales de la PMO de ARENA Tech es determinar si la metodología utilizada en un proyecto es rentable, modificando, adaptando o ampliando el uso de soluciones en función de los resultados obtenidos.

- Entrega de Informes: debido a la posición centralizadora que ocupa nuestra PMO, se convierte en la emisora perfecta de información para los distintos departamentos involucrados en ARENA Tech para el cliente con el que se está colaborando.

- Validación del plan de recursos: partiendo de la base de que los recursos suelen ser insuficientes para realizar todos los proyectos, esta función se convierte en una de las principales en la PMO.

La PMO de ARENA Tech se responsabiliza de que los recursos se compartan de una manera sensata y eficiente entre los proyectos, abaratando costes y disminuyendo los posibles conflictos.

- Documentación del Proyecto: todo el proceso de un proyecto debe documentarse. El Arena Team encargado de la PMO pone especial hincapié en asegurarse de que la calidad de estos documentos se adecúe a lo esperado para evitar errores, como la falta de información o incluso posibles confusiones que afectarían al propio éxito del proyecto.

Después de todo esto, queda claro por qué en ARENA Tech hemos decidido implantar esta figura que nos ayuda a agilizar, implantar, optimizar y gestionar para garantizar el éxito final, todo ello siempre de la mano del departamento de desarrollo de negocio, aunando de esta manera objetivos y siendo esta colaboración la clave de grandes éxitos.

Sagrario Gómez - PMO Manager